Wenn Orientierung, Service und Vertrauen im Mittelpunkt stehen

Öffentliche Verwaltungen arbeiten täglich mit einer Vielzahl an Inhalten:

• Gesetze, Verordnungen, Richtlinien

• Informationen zu Anträgen & Leistungen

• Zuständigkeitsregelungen & Abläufe

• Bürgerinformationen auf Portalen und Webseiten

• interne Handlungsanweisungen & FAQs

Diese Informationen sind zwar vorhanden – aber oft:

• unübersichtlich strukturiert

• schwer auffindbar

• nicht in einfacher Sprache formuliert

• verteilt über viele Seiten & Dokumente

• nur schwer verständlich für Bürger:innen

Das Resultat:

Viele Nachfragen, hohe Belastung in Service-Stellen und Frustration auf allen Seiten.

Der rms. AI Bot wird nicht in bestehende Fachverfahren oder operative Systeme eingebunden.
Stattdessen fungiert er als vorgelagerte Dialog- und Informationsschicht, die auf Ihre vorhandenen, freigegebenen Inhalte zurückgreift – z. B. aus:

• Bürgerportalen

• Webseiten

• Informationssystemen

• Richtlinien & Dokumenten

• internen Wissensquellen

Mit Hilfe von Retrieval-Augmented Generation (RAG) versteht der Bot Zusammenhänge, erkennt Kontexte – und liefert verständliche, konsistente und nachvollziehbare Antworten.

Was der rms. AI Bot tut:

💬 Beantwortet Fragen in natürlicher Sprache

📄 Verweist auf die richtigen Inhalte & Anlaufstellen

🔗 Leitet zu Formularen oder relevanten Seiten weiter

📘 Erklärt komplexe Sachverhalte in einfacher Sprache

🌍 Unterstützt mehrsprachige Kommunikation für internationale Bürger und Geflüchtete

Was er ausdrücklich nicht tut:

🚫 Keine direkte Bearbeitung von Anträgen

🚫 Kein Zugriff auf personenbezogene Fachverfahren

🚫 Keine Veränderung bestehender Prozesse

So kann er schnell und sicher eingeführt werden – ohne Risiko für den laufenden Betrieb.

Viele Bürgerportale sind funktionsreich, jedoch oft schwer zu navigieren:

• tiefe Menüstrukturen

• juristische Fachsprache

• unklare Zuständigkeiten

• zu viele Klicks bis zur gewünschten Information

Der rms. AI Bot bietet eine dialogbasierte Alternative zur klassischen Navigation:

Statt zu klicken, kann man einfach fragen – zum Beispiel:

• „Wie beantrage ich einen neuen Personalausweis?“
• „Welche Unterlagen brauche ich für den Kitaplatz?“
• „Wer ist für mein Anliegen zuständig?“

Der Bot antwortet kontextbezogen und verweist direkt auf die passenden Informationen oder Anlaufstellen.

Ergebnis:

• Mehr Orientierung für Bürger:innen

• Weniger Rückfragen bei Ämtern

• Besseres Nutzungserlebnis der bestehenden Portale

• Keine Systemeingriffe notwendig

✅ Entlastung von Bürgerbüros und Hotlines
✅ Schnellere Orientierung für Bürger:innen
✅ Reduktion wiederkehrender Standardfragen
✅ Einheitliche, verlässliche Informationen
✅ Modernes digitales Serviceerlebnis
✅ Schnelle Einführung ohne Systemrisiken

Kurz gesagt:
Mehr Service. Mehr Übersicht. Mehr Vertrauen.

🔒 Alle Inhalte verbleiben in Ihrer Umgebung
🌍 Betrieb in EU-Cloud oder On-Premise
🚫 Kein Training mit Bürger- oder Verwaltungsdaten
🛡️ DSGVO-konform & auditierbar

Der rms. AI Bot ist speziell für den sicheren Einsatz in sensiblen, öffentlichen Umgebungen konzipiert.

→ Mehr zu Sicherheit & DSGVO

Der rms. AI Bot basiert auf einem modernen, aber bewusst kontrollierbaren Technologie-Stack, der speziell für den Einsatz in sensiblen, öffentlichen Umgebungen geeignet ist.

• 🧠 Retrieval-Augmented Generation (RAG)
  Nutzung Ihrer freigegebenen Inhalte (Webseiten, Portale, Richtlinien, DMS) – keine Vermischung mit externen Datenquellen.
   
• 📚 Vektordatenbank für Verwaltungswissen
  Dokumente, FAQs, Richtlinien und Informationsseiten werden strukturiert indexiert und semantisch durchsuchbar gemacht.
   
• 🔌 Einfache Integration in bestehende Portale
  Einbindung als Chat-/Suchkomponente in Bürgerportale, Intranet oder Informationsseiten – ohne Eingriff in Fachverfahren oder Fachanwendungen.
   
• 🛡️ Security & Governance auf Verwaltungsniveau
  Rollen- und Rechtemodelle, Zugriffsbeschränkungen, Protokollierung und Audit-Logs – angepasst an behördliche Anforderungen.
   
• 🏢 Flexible Betriebsmodelle
  Betrieb in EU-Cloud, Private Cloud oder vollständig On-Premise in Ihrem Rechenzentrum – je nach Vorgaben von IT, Datenschutz und Sicherheitskonzept.
   
• 🔐 Keine Verbindung zu operativen Fachverfahren
  Der rms. AI Bot arbeitet bewusst auf der Informations- und Wissensebene – ohne direkten Zugriff auf personenbezogene Fachverfahren oder operative Transaktionen.