Die rms AI Workflows. Dokumente verstehen. Prozesse automatisieren.
Unsere AI Workflows automatisieren dokumentenbasierte Geschäftsprozesse — von der Analyse über die Datenaufbereitung bis zur systemübergreifenden Weiterverarbeitung.
Dokumente werden nicht nur gelesen, sondern verstanden, strukturiert verarbeitet und in operative Systeme überführt. So entstehen aus unstrukturierten Informationen belastbare Daten und skalierbare Prozesse -nachvollziehbar, kontrolliert und DSGVO-konform.
➔ Präzise Ergebnisse statt manueller Arbeit.
Was sind AI Workflows konkret?
AI Workflows erweitern die rms AI Suite um eine projektbasierte KI-Verarbeitungsschicht für komplexe, dokumentengetriebene Prozesse. Während der AI Knowledge Hub dauerhaft Unternehmenswissen strukturiert und organisiert, automatisieren AI Workflows zeitlich begrenzte, datenintensive oder prozesskritische Projekte, bei denen Informationen zunächst gewonnen, strukturiert und operationalisiert werden müssen.
Erfolgsgeschichten mit rms AI Workflows
Praxisbeispiele zeigen, wie rms AI Workflows komplexe Dokumentenprozesse automatisieren, Daten intelligent aufbereiten und operative Abläufe messbar effizienter machen.
Die Migration des komplexen Motorsport Produkt-Katalogs war aufgrund des manuellen Aufwands lange Zeit eine Hürde. Was mit wochenlanger Einpflegezeit kalkuliert war, hat der AI Workflow in einem Bruchteil der Zeit erledigt – und das mit einer Präzision und Datenkonsistenz, die händisch schlichtweg nicht erreichbar gewesen wäre.
138.238 Datenfelder in eine Webseite übertragen: Die AI Workflows haben dieses Mammutprojekt für Bosch Car Service auf Mausgröße geschrumpft. Statt händischer Pflege wurde der gesamte Datenbestand automatisiert extrahiert und direkt in importfertigen FirstSpirit-Code transformiert.
Mit rms AI Workflows wird der globale Übersetzungsprozess für Bosch Automotive Aftermarket und Bosch Car Service Webseiten automatisiert gesteuert. Inhalte für Internet und Extranet werden heute KI-gestützt verarbeitet, übersetzt und bereitgestellt und können komfortabel editiert werden – in einem Bruchteil der bisherigen Zeit.
✓ CMS-Migration in Tagen statt Wochen für Bosch Motorsport, ✓ Globale Übersetzungen automatisiert für Bosch Automotive Aftermarket, ✓ Produktdaten KI-gestützt strukturiert für internationale Katalogdaten, ✓ Dokumentenprozesse automatisiert Rechnungen & Verträge, ✓ Von Rohdaten zu Content für CMS-Publishing automatisiert
Transparente AI Workflows
✓ Dokumente werden automatisch erkannt, typisiert und strukturiert vorbereitet
— unabhängig von Format oder Quelle.
✓ Relevante Inhalte werden präzise identifiziert und extrahiert
– z. B. Beträge, Fristen, Produktdaten oder Vertragsbezüge.
✓ Extrahierte Daten werden mit bestehenden Tabellen, Referenzen oder Regeln abgeglichen
– regelbasiert, nachvollziehbar und reproduzierbar.
✓ Ergebnisse bleiben prüfbar:
inklusive Quellenbezug, Änderungsverlauf und manueller Freigabe.
✓ Strukturierte Daten stehen direkt für Excel, Reporting, CMS oder API-Integration bereit
– ohne Medienbrüche oder manuelle Nacharbeit.
➔ AI Workflows sind keine Blackbox, sondern eine steuerbare KI-Prozessumgebung. Extraktion, Regeln und Prüfmechanismen sind klar definiert – Ergebnisse bleiben transparent, kontrollierbar und auditierbar. So verbinden rms AI Workflows KI-Analyse mit klar strukturierter Prozesslogik – produktiv, skalierbar und enterprise-tauglich.
Technologie im Detail
RAG erklärt
Wie KI Wissen findet, bewertet und nutzt – statt zu halluzinieren.
Technologie verstehenZentrale Workflow-Module
Vom Dokument zur Entscheidung – automatisiert, nachvollziehbar und kontrolliert. Die AI Workflows führen Dokumente durch einen klar definierten Prozess: von der strukturierten Aufnahme über KI-gestützte Analyse und Validierung bis zur nutzbaren Weiterverarbeitung. So entstehen aus unstrukturierten Dokumenten verlässliche, prüfbare und direkt nutzbare Daten – ohne manuelle Zwischenschritte oder Medienbrüche.
AI Workflow Engine im praktischen Einsatz
Jedes Unternehmen arbeitet mit dokumentenbasierten Prozessen – von Verträgen über Rechnungen bis zu technischen Unterlagen. rms AI Workflows automatisiert genau dort, wo heute manuelle Prüfung, Suche oder Datenübertragung Zeit kostet.
Typische Einsatzszenarien:
🏗️ Bauprojekt-Controlling & Rechnungsprüfung
Große Mengen an Rechnungen, Verträgen und Nachträgen werden automatisch analysiert, miteinander abgeglichen und strukturiert ausgewertet. Beträge, Vergabearten oder Nachtragssummen stehen prüfbar und direkt für Controlling oder Excel-Auswertungen bereit.
Ergebnis: Schnellere Prüfung, weniger Risiken und vollständige Projekttransparenz.
⚖️ Vertragsanalyse & Compliance-Prüfung
Verträge, Anhänge und Ergänzungen werden automatisch durchsucht, klassifiziert und inhaltlich ausgewertet. Fristen, Verpflichtungen oder Abweichungen bleiben jederzeit nachvollziehbar.
Ergebnis: Risiken erkennen statt Dokumente manuell prüfen.
🔎 Due Diligence & Projektprüfung
Große Dokumentbestände aus Projekten, Transaktionen oder Prüfverfahren werden automatisch analysiert und strukturiert ausgewertet. Verträge, Rechnungen und Nachträge lassen sich schnell durchsuchen, vergleichen und auf Abweichungen prüfen.
Ergebnis: Relevante Risiken und Zusammenhänge werden sichtbar — ohne manuelle Dokumentprüfung.
🏭 Technische Dokumentation & Servicewissen
Handbücher, PDFs und technische Dokumente werden kontextfähig aufbereitet und für Teams oder KI-Assistenten nutzbar gemacht.
Ergebnis: Wissen sofort finden statt lange suchen.
💰 Rechnungsverarbeitung & Finance-Automation
Eingehende Rechnungen werden erkannt, relevante Daten extrahiert und mit bestehenden Systemen oder Tabellen abgeglichen.
Ergebnis: Strukturierte Finanzdaten ohne manuelle Erfassung.
🗂️ Analyse historischer Dokumentbestände
Bestehende Archive, Altprojekte oder gewachsene Dokumentablagen werden KI-gestützt erschlossen und durchsuchbar gemacht. Informationen, Kennzahlen oder Vertragsinhalte können rückwirkend extrahiert und für Analysen genutzt werden.
Ergebnis: Historisches Wissen wird wieder nutzbar — statt in PDFs verborgen zu bleiben.
🏎️ Produktdaten-Migration & CMS-Automatisierung
Produktkataloge, technische Daten oder strukturierte Inhaltsbestände werden automatisiert übernommen, bereinigt und nach definierten Regeln transformiert. Inhalte aus unterschiedlichen Quellen werden vereinheitlicht, angereichert und direkt für den Import in CMS- oder PIM-Systeme vorbereitet.
Ergebnis: Wochenlange manuelle Content-Aufbereitung reduziert sich auf wenige Tage – bei höherer Datenqualität.
Von Dokumenten zu Entscheidungen: AI Workflows schaffen die Grundlage für schnelle, prüfbare und automatisierte Geschäftsprozesse.
Warum die AI Workflows entscheidend sind
Klassische KI kann Dokumente lesen. Die AI Workflows machen daraus arbeitsfähige Prozesse.
Sie sorgen dafür, dass:
komplexe Inhalte korrekt interpretiert werden
Zusammenhänge erkannt bleiben
Ergebnisse nachvollziehbar sind
Daten revisionssicher nutzbar werden
So entstehen präzise Ergebnisse statt manueller Auswertung.
Sicherheit & Betrieb
Der AI Workflow Engine wurde für sensible Projektumgebungen entwickelt:
✓ DSGVO-konform
✓ Zero-Training (keine Datennutzung für Modelle)
✓ EU-Hosting oder On-Premise
✓ isolierte Projektumgebung
✓ kontrollierte Benutzerzugriffe
✓ vollständige Datenlöschung nach Projektende
Vom Dokument zum strukturierten Ergebnis
Große Dokumentenmengen werden innerhalb weniger Tage zu strukturierten, prüfbaren und auswertbaren Daten. AI Workflows reduzieren Analyseaufwand drastisch und schafft eine verlässliche Grundlage für Entscheidungen, Controlling und Reporting.
FAQ | AI Workflows
Für welche Projekte eignen sich AI Workflows besonders?
AI Workflows sind ideal für zeitlich begrenzte oder datenintensive Projekte, z. B.:
Dokumentenanalysen & Due Diligence
Rechnungs- und Vertragsprüfung
Produktdaten-Migrationen
CMS- oder Systemmigrationen
internationale Content- und Übersetzungsprozesse
Worin unterscheiden sich AI Workflows vom AI Knowledge Hub?
Der AI Knowledge Hub organisiert dauerhaft Unternehmenswissen.
AI Workflows verarbeiten dagegen projektbezogene Datenbestände oder operative Prozesse.
Kurz gesagt:
Knowledge Hub = langfristige Wissensbasis
AI Workflows = automatisierte Verarbeitung & Transformation
Müssen KI-Modelle dafür trainiert werden?
Nein.
AI Workflows arbeiten regel- und kontextbasiert auf Ihren bestehenden Daten. In den meisten Projekten ist kein klassisches Modelltraining erforderlich.
Projektlogiken, Extraktionsregeln und Matching-Mechanismen werden stattdessen konfiguriert.
Wie zuverlässig ist die Datenextraktion?
Extrahierte Inhalte bleiben jederzeit nachvollziehbar:
mit Quellenbezug
Versionshistorie
Validierungs- und Review-Schritten
So entstehen prüfbare Ergebnisse statt Blackbox-KI.
Können bestehende Excel- oder Systemdaten eingebunden werden?
Ja.
AI Workflows gleichen extrahierte Informationen automatisch mit bestehenden Datenquellen ab, z. B.:
Excel-Listen
Datenbanken
CMS-Strukturen
Fachsysteme oder APIs
Wie schnell ist ein Projekt einsatzbereit?
Typische AI-Workflow-Projekte sind innerhalb weniger Tage bis Wochen produktiv nutzbar – abhängig von Datenmenge, Struktur und Integrationsumfang.
Viele Projekte starten mit einer Pilotphase oder Testdaten.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Der Betrieb erfolgt flexibel entsprechend Ihrer Anforderungen:
EU-Hosting
Private Cloud
On-Premise
Alle Workflows sind DSGVO-konform und folgen klaren Zugriffs- und Sicherheitskonzepten.
Können Ergebnisse direkt weiterverarbeitet werden?
Ja.
Die erzeugten Daten stehen unmittelbar bereit für:
CMS-Importe
Reporting & Analytics
Excel-Exports
API-Weiterverarbeitung
nachgelagerte Systeme
Ersetzen AI Workflows Mitarbeitende?
Nein.
AI Workflows automatisieren repetitive Analyse- und Strukturierungsaufgaben – Mitarbeitende behalten Kontrolle, Review und Entscheidungshoheit.
Ziel ist Beschleunigung, nicht Ersatz.
Kann ein Workflow individuell angepasst werden?
Ja.
AI Workflows werden projektspezifisch aufgebaut und lassen sich jederzeit erweitern oder an neue Datenquellen, Regeln oder Prozesse anpassen.
Bereit für Ihr Projekt?
Gemeinsam prüfen wir, wie unsere AI Workflows Ihre Dokumenten- und Geschäftsprozesse automatisieren kann.
Use Case besprechen